===== Benachrichtigung der Gewählten durch Serienbriefe  =====

Wenn Sie bei der Eingabe der Bewerber die Adressen miterfasst haben, ist die Benachrichtigung der gewählten Mitglieder der Gremien ohne Aufwand mit Serienbriefen möglich.

==== So erstellen Sie die Serienbrief-Datei: ====

Wählen Sie im Menü: //Ausgabe// den Befehl: //Benachrichtigung.\\
\\
//{{handbuch:alte_version:image138.png?nolink}}
\\ Abb. : Ausgabe der Benachrichtigungen

  * Bestimmen Sie im Dialogfenster, für welche Gremien die gewählten oder nicht gewählten Personen benachrichtigt werden sollen.
  * Wenn Sie unterschiedliche Serienbrief-Vorlagen für die Gewählten und die Nicht-Gewählten benutzen, erstellen Sie getrennte Dateien.
  * Das Programm erzeugt eine Datei mit dem Namen //Benachrichtigung.txt// (gesamte Wahl, alle benachrichtigen) bzw. //Benachrichtigung_www_xxx.txt// (xxx = Gremienname, www = gewählt /nicht gewählt); in dieser befinden sich die Datensätze für die Serienbriefe. Alle beim [[handbuch:4_vorbereitung:4-8_personendaten|Konfigurieren der Personendaten]] ausgewählten Datenfelder werden ausgegeben.

==== So erstellen Sie den Serienbrief mit Microsoft Word (.docx): ====

Am Beispiel von MS-Word wird die Serienbrieferstellung gezeigt:

  * Im Verzeichnis .//../uniwahl/ausgabe/beispiele// befinden sich die Dateien //Brief_Gewaehlt.doc// und //Brief_NichtGewaehlt.doc// und entsprechende Adressdateien. Öffnen Sie diese Briefe mit //MS-Word//.
  * Rufen Sie mit dem Menü: //Extras / Seriendruck// oder mit der entsprechenden Schaltfläche den Seriendruck-Manager auf.
  * Sie sehen, dass in diesem Fall das Hauptdokument //Briefxxx.doc// mit der Datenquelle //Beispiel_Gewaehlt_senat.txt// verbunden ist.
  * Mit der Schaltfläche //ABC// schalten Sie zwischen der wirklichen Adresse und den Platzhaltern („Seriendruckfeld“) hin und her.
  * Mit der Taste //Seriendruckfeld einfügen// können Sie Platzhalter an beliebige Stellen einfügen. Dabei werden Ihnen die in der Datenquelle definierten Feldnamen zur Auswahl angeboten. Dieses sind: //Anrede//, //Titel, Vorname, Nachname, Strasse, PLZ, Ort, Gremium.//
  * Mit der Taste Bedingungsfeld einfügen können Sie dem Herrn in der Adresse sein „n“ geben: Wenn Anrede Gleich „Herr“, dann einfügen: „n“; oder Wenn Anrede Gleich „Herr“, dann „Sehr geehrter Herr“, sonst „Sehr geehrte Frau“.
  * Probieren Sie es doch selbst einmal: Öffnen Sie ein neues Dokument, öffnen Sie den //Seriendruck-Manager// und lassen Sie sich von ihm leiten.

==== Serienbriefe mit Libre-/OpenOffice (odt): ====

  - Öffnen Sie die Beispieldatei //Brief_Gewaehlt.odt// oder //Brief_NichtGewaehlt.odt// und erstellen Sie ein neues Serienbrief-Dokument: Menü: //Datei / Neu / Textdokument//.
  - Sie müssen die Adressdatei erst einmal anmelden: Menü: //Datei// / Assistenten / Adressdatenquelle. Typ: andere Datenquelle, Datenbanktyp: Text, Pfad zu den Textdateien: ...ausgabe/beispiele. Feldtrenner: {Tab}, da Sie eine tabulatorgetrennte Textdatei verwenden. Text enthält Kopfzeile aktivieren.
  - Fügen Sie an den gewünschten Positionen die Feldbefehle ein, z.B. statt <Anrede>: Menü: //Einfügen / Feldbefehl / Andere//. Dann wählen sie als //Feldtyp//: //Seriendruck-Feld// und aus der recht ausgewählten Datenbank das entsprechende Feld.
  - Die Adressdatei muss registriert werden: Menübefehl //Datei / Assistenten / Adressdatenquelle// öffnet den Assistenten:
    * {{handbuch:alte_version:image139.png?nolink}}andere externe Datenquelle, Weiter→, dann Taste: Einstellungen
    * Dialog: Adress-Datenquelle anlegen\\
Datenbank-Typ: Text\\
Pfad zu den Textdateien: ...user/uniwahl/ausgabe/beispiele. (statt user steht der Benutzername, der Pfad kann bei Ihrer Installation anders lauten)
    * Datenbankeigenschaften:\\
Feldtrenner: {Tab}\\
Texttrenner: {Keiner}\\
{{handbuch:alte_version:image139.png?nolink}}Text enthält Kopfzeile
    * Taste: Fertigstellen
    * Taste: Feldzuordnung z.B. Name: Nachname
    * Taste: Fertigstellen
  - Einfügen von Serienbrief-Feldern
    * Menü: //Ansicht / Datenquellen//, Datenquellen- Browser
    * Doppelklick auf die Datenquelle: //Benachrichtigung//...
    * Doppelklick auf //Tabellen//
    * Tabellenknopf in Dokument ziehen


  - Bedingungsfelder einfügen: (Datenquellen- Browser ist geöffnet)
  - Menü: Einfügen / Feldbefehl / Andere: Funktionen /Bedingter Text
  - Tabellenknopf (z.B. „Anrede“) in Bedingung-Feld ziehen und dahinter schreiben: == „Herr“ , Dann Sehr geehrter Herr Sonst: Sehr geehrte Frau
  - Seriendruck ausgeben.