Einen Wahlvorgang anlegen

1. Feststellung der Gremien

Zu Beginn der Vorbereitung werden die Organe festgelegt, für die eine Wahl stattfindet. Durch Gründung, Umbenennung, Zusammenlegung und Auflösung von Fachbereichen können seit der letzten Wahl Änderungen eingetreten sein.

2. Aufstellung des Wahlverzeichnisses

Die Wahlleitung hat alle Wahlberechtigten in ein Wahlverzeichnis einzutragen.
Der Hauptwahlausschuss stellt das Wahlverzeichnis fest.
Aufgrund der Zahl der wahlberechtigten Personen wird die Anzahl der Sitze in den Gremien, deren Mitgliederzahl variabel ist (z.B. Studentische Gremien), festgelegt.
Die Wahlleitung weist auf die Wahl durch eine öffentliche Wahlausschreibung hin.

Tipp: Wenn Sie die erforderlichen Personendaten (von der Personalabteilung und dem Immatrikulationsamt) anfordern, sollten Sie diese gleich in dem später für das Wahlverzeichnis benötigten Format erstellen lassen .

3. So beginnen Sie einen neuen Wahlvorgang

Vor jeder neuen Wahl muss ein neuer Wahlvorgang (= Datei mit Erweiterung „.whl“) eröffnet werden. Dazu haben Sie verschiedene Möglichkeiten.

3.1 Neue Wahl:

Sie beginnen einen neuen Wahlvorgang:

	Dazu betätigen Sie diese Schaltfläche in der Werkzeugleiste oder im Menü Datei / Neue Wahl. Es wird ein neuer Wahlvorgang angelegt.
	Durch Doppelklick auf das Wahl-Symbol im Navigationsbereich öffnen Sie das Wahl-Fenster. Es öffnet sich das Dialogfenster Wahl konfigurieren. Hierbei wird festgelegt, welche Gremien gewählt werden sollen.

3.2 Oder: Bestehender Wahlvorgang

Sie bearbeiten einen schon angelegten Wahlvorgang, indem Sie die entsprechende Datei (z.B. von der letzten Wahl) laden und bearbeiten:

	Betätigen Sie diese Taste in der Werkzeugleiste (oder im Menü: Datei / Öffnen) und laden Sie einen vorhandenen Wahlvorgang. Überschreiben Sie ggf. den bisher geladenen Wahlvorgang.
	Speichern Sie den zu bearbeitenden Wahlvorgang sofort unter einem neuen Namen: Rufen Sie im Menü: Datei /Speichern unter… auf und wählen Sie einen passenden Namen.
	Mit dieser Taste im Wahl-Dialog löschen Sie alle Kandidat:innen des alten Wahlvorgangs. Dabei bleiben alle früheren Einstellungen erhalten: Gremien und Wahlbereiche, Wahlordnung, Textbausteine, Layouts usw.

Hinweis: Vergessen Sie nicht, den neuen Vorgang sofort unter einem neuen Namen zu speichern.

Achtung: Durch regelmäßig erforderliche Änderungen der zugrunde liegenden Datei-Formate (.whl, .lay, .tv, .ord, .wvz) im Zusammenhang mit neuen Funktionen kann es vorkommen, dass sich neue Dateien mit älteren uniWAHL-Programmständen nicht mehr öffnen lassen (XML-Versionierung). Sie sollten daher die uniWAHL-Programmversion an allen Arbeitsplätzen einheitlich auf dem neuesten Stand halten.

3.3 Oder: Wahlimport

Sie importieren eine Struktur wie eine bereits bestehende Kandidierendenliste im Menü [Datei / Importiere Wahl]. Hier werden Sie durch einen Assistenten geführt, der das Einlesen der Gremienstruktur aus einer XLSX-Datei ermöglicht. Insbesondere bei hohen Kandidierendenzahlen, wenn alle Wahlvorschläge bereits vorliegen, ist dieses Verfahren zu empfehlen, da so komplexere Strukturen sehr schnell per Import aufgebaut werden können.

Abb. : Wahl importieren

Im nächsten Schritt müssen Sie den Spalten der Importdatei die Schlüsselfelder zuordnen, die für den Import benötigt werden.

Strukturdaten XLSX-Dateipfad	Wählen Sie hier eine Datei aus, die alle Kandidierenden enthält, z.B. den Export einer Nominierung oder selbst erstellte Kandidierendenliste.
WHL-Datei (optional)	Wählen Sie hier eine bestehende Wahlvorgangsdatei, wenn Sie aus dieser Wahlordnung, Texte, Layouts etc. in das neue Projekt übernehmen wollen.
Klicken Sie auf „Weiter >“

Abb. : Spaltenzuordnung

Die Spalten Gremium und Gruppe sind Pflichtfelder und müssen zugeordnet werden.

Ein Bild, das Text enthält. Automatisch generierte Beschreibung
Abb. : Erforderliche Felder für den Wahlimport

Anschließend werden die in der Datei erkannten Wahlbereiche angezeigt. In der Tabelle lassen sich nun die Sitze eingeben und der Import durch Klick auf „Weiter >“ abschließen. Es wird ein neues Wahlprojekt geöffnet.

Abb. : Importierte Wahlbereiche / Gruppen inklusive weiterer Daten zur Nachkontrolle