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Wahlverzeichnis
1. So bereiten Sie ein Wahlverzeichnis vor
Zu Beginn eines neuen Wahlvorganges müssen Sie Wahlverzeichnisse erstellen, die Ihre IT-Abteilung aus den Studierenden- bzw. Personaldatenbanken herausziehen. Diese liegen Ihnen normalerweise als Excel-Tabellen vor, in denen in der ersten Zeile die Feldbezeichner stehen. Am besten bestellen Sie diese Tabellen mit den passenden Feldbezeichnern (→ Personendaten konfigurieren).
Zum Import in uniWAHL eignen sich
- xls- oder xlsx-Dateien oder
- txt- oder csv-Dateien: Trennzeichen TAB
2. Format der Wahlverzeichnis-Datei:
In der Wahlverzeichnis-Datei stehen die Angaben zu einer Person in einer Zeile. In der ersten Zeile stehen die Feldbezeichner: Diese Feldbezeichner können Buchstaben (einschließlich der deutschen Umlaute) und Ziffern sowie die beiden waagerechten Striche „-“ und „_“ enthalten; das erste Zeichen muss ein Buchstabe sein.
Die Felder der Tabelle sind (Groß-/Kleinschreibung und Reihenfolge sind unbedeutend):
Tabelle : Spaltenaufbau des Wahlverzeichnisses
| Feldbezeichner | Alternativen | Eintragung | nötig |
|---|---|---|---|
| PersonenNr | PersonenNr, personalnr, matrikelnr, mtknr, MatrNr, MatrNr., Nr, Nr., Matrikel-Nr., Matrikel, Matr.-Nr. | ganze Zahl bis 9 Stellen (bei größeren Zahlen: Tipp nächste Seite) | X |
| Nachname | Name, Zuname, Familienname, Famname | Familienname | X |
| Vorname | Rufname | X | |
| Titel | - | ||
| Geschlecht, Anrede | M, W, D, <leer> | - | |
| Bereich | Fach | Tätigkeitsbereich oder Studienfach | - |
| Strasse | Institut, Organisation | einschl. Hausnummer | - |
| PLZ | Postleitzahl | - | |
| Ort | Wohnort | auch: „im Hause“ | - |
| WahlFB | Wahl-Fachbereich | - | |
| Statusgruppe | - |
Wichtiger Tipp:
Wenn Sie in einem Wahlvorgang mehrere Wahlverzeichnisse benutzen, passen Sie bitte vorher die Bezeichner an. Wenn Sie auf den Dokumenten z.B. bei den Studierenden das Studienfach und bei den Mitarbeiter:innen die Organisationseinheit angeben müssen, nennen Sie diese Felder in beiden Verzeichnissen z.B. „Bereich“! Das erspart Nachbearbeitungen!
| Hinweis für Administratoren: In der Datei uniwahl.ini befindet sich eine Übersetzungstabelle für die Alias-Bezeichnungen. Bitte ändern Sie diese bei Bedarf (nach Beendigung des Programms, vorheriges Backup wird empfohlen!) Strasse={strasse;straße;str;Strasse;} Ort={ort;wohnort;Ort;} PersonenNr={PersonenNr;personalnr;matrikelnr;mtknr;MatrNr;Nummer;} PLZ={plz;postleitzahl;PLZ;} Geschlecht={Geschlecht;geschlecht;geschl;mw;} Nachname={name;nachname;zuname;familienname;famname;Nachname; Vorname={Vorname;vorname;name;rufname;} Titel={Titel;titel;} |
Wenn Sie andere Feldbezeichner benötigen, können Sie diese beim Importieren des Wahlverzeichnisses den internen Bezeichnern zuweisen.
Tipp:
Die Personenkennung („Nummer“, „Matrikel-Nr.“, „Mtknr“, „Personal-Nr.“) ist seit uniWAHL Version 5.2 alphanumerisch, darf also Ziffern, Buchstaben und Sonderzeichen enthalten. Sie kann somit sowohl für Mitarbeiter:innen als auch Studierende gleichermaßen genutzt werden.